Konto firmowe – obowiązek czy dobrowolna opcja?

Posiadanie konta firmowego to obowiązek, który dotyczy tylko wybranych przedsiębiorców. Kto jest zobligowany do prowadzenia takiego rachunku, a kto może otworzyć go dobrowolnie w celu czerpania biznesowych korzyści?

Czy każdy przedsiębiorca musi prowadzić konto firmowe?

Prowadzenie konta firmowego nie jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Wymóg posiadania takiego rachunku zależy od formy prawnej, pod jaką zarejestrowana jest działalność. Do otwarcia specjalnego konta do rozliczeń biznesowych zobligowani są przede wszystkim właściciele fundacji oraz spółek – zarówno cywilnych, jak i jawnych czy z ograniczoną odpowiedzialnością.

Kto nie musi mieć konta firmowego?

Z obowiązku posiadania rachunku firmowego zwolnione są dwa rodzaje podmiotów gospodarczych. Pierwsza z nich to mikroprzedsiębiorstwa. Takim mianem określa się organizacje, które:

• średnio rocznie zatrudniają nie więcej niż 10 pracowników;
• nie przekraczają 2 milionów euro w rocznych obrotach netto ze sprzedaży towarów, usług czy operacji finansowych;
• nie przekraczają 2 milionów euro w sumie aktywów bilansu końcowego.

Warto dodać, że mikroprzedsiębiorcy nie tylko nie muszą mieć rachunku firmowego, ale w ogóle nie są zobligowani do posiadania żadnego konta bankowego. Na mocy artykułu 7. ustawy Prawo przedsiębiorców zyskują oni możliwość do prowadzenia rozliczeń z urzędem skarbowym oraz ZUS-em w formie gotówkowej.

Drugą grupą biznesmenów, którzy dostają opcję rezygnacji z prowadzenia konta dla firm, są właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG). Takie organizacje mogą korzystać z rachunku prywatnego, o ile:

• nie prowadzą interesów z innymi firmami, a jedynie z osobami fizycznymi;
• nie realizują jednorazowych transakcji na kwotę wyższą niż 15000 zł brutto.

Ten ostatni wymóg wynika z założeń instytucji, jaką jest biała lista podatników VAT. Rejestr ten zawiera spis przedsiębiorców wraz z ich statusem podatnika oraz numerem konta. Od 1 stycznia 2020 roku każda transakcja, która opiewa na więcej niż 15000 zł, musi być rozliczana tylko w ramach rachunków widniejących na tej liście. Jako że do wykazu można wpisać jedynie konta firmowe, to potrzeba skorzystania z takiego produktu bankowego staje się nieunikniona.

Korzyści konta firmowego

Choć nie każdy przedsiębiorca ma obowiązek otwierania konta firmowego, to warto rozważyć takie rozwiązanie, ponieważ oferuje ono pewne korzyści biznesowe. Jedną z podstawowych zalet prowadzenia osobnych rachunków do transakcji prywatnych i firmowych jest po prostu przejrzystość finansowa.

Oddzielenie kapitału przedsiębiorstwa od własnych środków sprawia, że można dużo łatwiej kontrolować stan kont oraz monitorować zyski przynoszone przez działalność.

Korzystanie z dwóch rachunków zapewnia też większą prywatność w razie kontroli skarbowej. W takim przypadku urzędnicy ZUS-u czy US-u uzyskują jedynie wgląd do biznesowych transakcji. Natomiast jeśli firmowe transfery będą wymieszane z osobistymi przelewami, to kontrolerzy zobaczą także te drugie.

Poza tym założenie konta firmowego pomaga w budowaniu pozytywnej relacji z bankiem. Wszystko dlatego, że specjalny produkt dla przedsiębiorców daje dostęp do różnych ofert, które są nieosiągalne dla posiadaczy klasycznych rachunków oszczędnościowo-rozliczeniowych. Przykładowo z poziomu osobistego ROR-u nie można uzyskać kredytu na rozwój firmy czy doradztwa księgowego lub podatkowego.

Jak wybrać rachunek do transakcji biznesowych?

Rachunek firmowy jest produktem, który można znaleźć w ofercie praktycznie każdego banku. Jednak należy pamiętać, że wcale nie trzeba zakładać rachunku do rozliczeń biznesowych w tej samej instytucji, co ROR. Decyzję o wyborze konta warto dobrze przemyśleć, ponieważ warunki korzystania z tej usługi mogą mieć realny wpływ na rentowność firmy.

Aby otwarcie rachunku było w pełni świadome, trzeba dokładnie przeanalizować dostępne opcje. W tym zadaniu pomoże ranking najlepszych kont firmowych Bankier SMART 2023. Jest to zestawienie, w którym można znaleźć oferty z wielu różnych banków. W porównywarce nie brakuje również informacji na temat najważniejszych parametrów decydujących o atrakcyjności kont.

Warunki korzystania z konta firmowego – na co zwrócić uwagę?

Przy analizie rynku i wybieraniu konta firmowego warto zwrócić uwagę na kilka kwestii, które mają największy wpływ na atrakcyjność usługi. Podstawową kwestią jest koszt prowadzenia konta. Niektóre banki proponują klientom bezwarunkowo darmowe korzystanie z rachunku, ale część instytucji pobiera comiesięczne opłaty za obsługę.

Podczas otwierania rachunku warto wybrać opcję, która jest bezpłatna lub zakłada zwolnienie ze składki po spełnieniu relatywnie prostych oczekiwań. Bank może wymagać np.:

• przeprowadzenia określonej ilości transakcji w miesiącu;
• zapewniania regularnych wpływów na określoną kwotę;
• wykonywania systematycznych przelewów do ZUS-u lub US-u.

Instytucje finansowe często stawiają też warunki, które zwalniają przedsiębiorców z opłat za korzystanie z karty. Zazwyczaj wystarczy co miesiąc wykonać minimalną ilość wymaganych płatności bezgotówkowych.

W trakcie analizowania ofert z kontami dla firm nie należy zapomnieć o sprawdzeniu, jak bank podchodzi do realizacji wypłat z bankomatów. Jedne instytucje umożliwiają darmowe korzystanie ze wszystkich maszyn, a inne pobierają opłaty w przypadku pobierania gotówki z tzw. obcych automatów.

Koszt takich operacji może być naliczany dwojako. Czasami przybiera on formę jednakowej stawki (np. 5 zł) dla każdej wypłaty. Zdarzają się także oferty, w których opłatę nalicza się procentowo. W takim przypadku obciążenie będzie różniło się w zależności od wybranej kwoty.

Przed podjęciem decyzji o otwarciu konta firmowego warto przeanalizować też ofertę innych produktów dla przedsiębiorców w danym banku. Wybór instytucji, która proponuje preferencyjne warunki kredytów inwestycyjnych czy profesjonalne doradztwo, będzie przyszłościowym rozwiązaniem.

Jeśli wiele banków ma podobne oferty, to przy wyborze można kierować się jeszcze dodatkowymi promocjami w postaci premii finansowych. Bonusy za aktywne korzystanie z konta zawsze stanowią atrakcyjny dodatek.