E-akta ułatwiają życie firmom i przyniosą znaczne oszczędności

To Cię zaintersuje

Wzrost wydatków na służbę zdrowia nie wystarczy

– Wzrost środków finansowych na system ochrony zdrowia widoczny jest już od kilku lat. Co roku przeznaczamy znacząco więcej, polepszamy sytuację...

Aleksandra Szwed: Ciało jest moim narzędziem pracy

Dużo się ruszam, aby utrzymać formę

Dominika Skoczylas: Gdzie się nie pojawię, tam jestem rozpoznawalna

Ale nie mam presji, że mogę być szczęśliwa tylko jako popularna aktorka
- Reklama -
facebook-profile-picture
redakcja
Przedstawimy Wam to, czego nigdzie indziej nie widać. Damy Wam również to, czego nie dadzą Wam inne portale! Naszym atutem jest dążenie do wyznaczonego celu.

– W głównej mierze przechowujemy dokumenty po to, by później ustalić uprawnienia do świadczeń z ubezpieczeń społecznych. Teraz każdy z nas ma indywidualne konto w ZUS-ie, więc te przesłanki, które jeszcze 20 lat temu miały sens, obecnie są już nieistotne – ocenia w rozmowie z agencją informacyjną Newseria Biznes Robert Lisicki, ekspert Konfederacji Lewiatan.

Wprowadzone w styczniu 2019 roku przepisy dotyczące elektronizacji i krótszego okresu przechowywania akt pracowniczych (tzw. e-akta) są częścią pakietu stu proprzedsiębiorczych zmian dla firm. Zakładają one przede wszystkim skrócenie obowiązku przechowywania akt pracowniczych do 10 lat. Wcześniejszy 50-letni okres należał do najdłuższych na świecie. Z kolei dla porównania w Finlandii jest to 10, a w Danii tylko 5 lat. W Holandii w ogóle nie ma obowiązku przechowywania dokumentów dla celów emerytalno-rentowych, a w Czechach długość okresu przechowywania zależy od rodzaju dokumentacji pracowniczej.

– W innych krajach jest jeden wspólny okres, maksymalnie 10 lat dla przetrzymywania dokumentacji. I nie jest wymóg administracyjny, tylko jest to związane po prostu z przedawnieniem pewnych uprawnień. Są też kraje, gdzie poszczególne dokumenty trzymamy 3–5 lat – wymienia Robert Lisicki.

Elektronizacja akt pozwoli na znaczne ograniczenie kosztów. Resort przedsiębiorczości szacował, że gromadzenie dokumentacji w wersji papierowej kosztowało pracodawców ok. 130 mln zł rocznie. Globalne badanie produktywności przeprowadzone na zlecenie Unit4 pokazuje, że ich pracownicy poświęcają niemal 1/3 swojego czasu pracy na zadania administracyjne, m.in. wyszukiwanie papierowych dokumentów czy ich skanowanie.

E-akta oznaczają też ułatwienia dla samych pracowników, w momencie ich przejścia na emeryturę.

– Zmiany ułatwią pracownikom dokumentowanie okresów zatrudnienia oraz wysokości zarobków w celu uzyskiwania prawa do świadczeń emerytalno-rentowych. Będzie to możliwe dzięki przekazywaniu do ZUS przez płatnika składek rozszerzonych informacji, które będą mogły być wykorzystywane w celu udzielenia prawa do świadczeń emerytalno-rentowych – tłumaczy Leszek Skupski, radca prawny.

Co do zasady okres przechowywania akt skróci się dla wszystkich nowo zatrudnianych osób. Przedsiębiorca będzie mógł także skrócić okres przechowywania akt za osoby, które zatrudnił w latach 1999–2018. Musi jednak złożyć do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW) i raporty informacyjne (ZUS RIA) za osoby zgłoszone do ubezpieczeń.

– Nowe zasady nie dotyczą osób zatrudnionych przed 1999 roku. W ich przypadku nadal dokumenty będą przechowywane przez 50 lat. Ustawa nie obejmuje także pracowników, którzy mają okresy wykonywania pracy górniczej. Ich dokumenty także będą przechowywane przez 50 lat – przypomina Alina Głębicka-Rękawek z Departamentu Realizacji Dochodów w Centrali ZUS.

Od stycznia 2019 r. pracodawca przekazuje do ZUS więcej informacji, np. w formularzu wyrejestrowującym z ubezpieczeń ZUS ZWUA musi być informacja o dacie i sposobie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy oraz z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.

– Jako Zakład będziemy informowali naszych ubezpieczonych i świadczeniobiorców o tym, że pracodawca przekazał za nich raport informacyjny, a w związku z tym nastąpiło skrócenie przechowywania ich dokumentacji pracowniczej. Przekażemy także ubezpieczonemu informację, że będzie mógł odebrać dokumentację w określonym terminie, a także, że powinien wystąpić do swojego pracodawcy o wydanie dokumentów potwierdzających pracę w szczególnych warunkach w latach 1999–2008 – mówi Alina Głębicka-Rękawek.


Darmowe Ogłoszenia Drobne

Darmowe ogłoszenia - kup nowe mieszkanie lub sprzedaj stary samochód. Dodaj ogłoszenie za darmo. Ogłoszenia dla każdego. Typy: Nieruchomości, Samochody, Dla Dzieci, Zwierzęta.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here

Pogoda

Warsaw
rozproszone chmury
15 ° C
16.1 °
13.9 °
63 %
5.1kmh
40 %
pon
15 °
wt
18 °
śr
18 °
czw
17 °
pt
20 °

Ostatnio dodane

Wzrost wydatków na służbę zdrowia nie wystarczy

– Wzrost środków finansowych na system ochrony zdrowia widoczny jest już od kilku lat. Co roku przeznaczamy znacząco więcej, polepszamy sytuację...

Aleksandra Szwed: Ciało jest moim narzędziem pracy

Dużo się ruszam, aby utrzymać formę

Dominika Skoczylas: Gdzie się nie pojawię, tam jestem rozpoznawalna

Ale nie mam presji, że mogę być szczęśliwa tylko jako popularna aktorka

Bankruci – co drugi był wcześniej notowany w KRD

Jak podaje Centralny Ośrodek Informacji Gospodarczej, średnia, miesięczna liczba bankructw osób prywatnych oscyluje wokół 600. Trend jednak rośnie, ponieważ tylko w pierwszej połowie tego...

Zmienia się sposób logowania do banków

Po 14 września konieczny będzie odcisk palca albo dodatkowy kod
- Reklama -

Zobacz więcej